Довідка по використанню НЕБ ІПС

Особиста інформація

У цій групі елементів опису користувача присутні очевидні поля підрозділу (у якому Ви працюєте) організації, адреси й країни, URL домашньої сторінки.

Користувальницькі уподобання

Тут Ви вибираєте перелік полів, які будуть виводиться на сторінці  "Депозити" для документів, що знаходяться у робочій області. Для впорядкування списку полів використовуйте кнопки, що розташовані праворуч від кожного поля. Якщо Ви хочете збільшити список полів, натисніть кнопку "Більше рядків для введення".

Зверніть увагу на те, що тут Ви не можете змінити свою e-mail адресу. Це зроблено спеціально, якщо Ви вкажете невірну e-mail адресу, то система не зможе встановити з Вами зв'язок. Інструкцію про внесення змін у Вашу e-mail адресу представлено у розділі.

Для збереження введених відомостей натисніть кнопку "Зберегти". Якщо ж форма була заповнена неправильно або з помилками, то вона буде повторно виведена на екран з описом суті помилки. Для скасування зроблених змін натисніть "Відмінити".

Якась із зазначеної інформації потрібна для програми при вводі документів; а інша - чисто для внутрішнього використання в архіві. Інформація загального плану, типу Вашого ім'я, адреса, URL є загальнодоступною, тому ми не рекомендуємо, наприклад, вводити домашню адресу (поштова адреса не є обов'язковою).

Пам'ятайте, що багато браузерів дозволяють переходити від одного поля до іншого з використанням клавіші TAB, а не тільки клацаннями в необхідних полях. Це дозволяє більш швидко й зручно вводити необхідні відомості.

Внесення (депонування) документів

Після реєстрації  Ви можете приступити до процесу внесення документів. Для цього клацніть на посиланні "Депозити".

 Депозити

На екрані з'являться наступні повідомлення та елементи керування:

Сторінка "Депозити" містить кнопки "Новий елемент" та "Імпорт", та позначки "Робоча область користувача", "На розгляді", "Чинний архів" та "Вилучений". Позначки  визначають список документів користувача, що відповідно знаходяться у його робочій області, на розгляді у редактора, у чинному архіві або вилучені. Позначками можна відмічати будь-які комбінації. Відмічаючи одночасно галочками позначки "Робоча область користувача", "На розгляді", "Чинний архів", "Вилучений", користувач може переглянути список та стан всіх попередньо внесених ним документів. На даному малюнку відмічені прапорці "Робоча область користувача" та "На розгляді". Таким чином можна переглянути документи, що були не остаточно внесені (внесення з якихось причин було припинено) або ті документи, що знаходяться на розгляді у редактора.

Тут користувач, що вносив документ може переглянути всі відомості, що вже введені в систему. Також доступ до такого перегляду має редактор цього документа та адміністратор.

Історія

Система історії фіксує часові характеристики суттєвих змін, що відбуваються з документами (елементами) у DSpace.  Наприклад, занесення документу у робочу область або у сам архів. Перегляд записів історії здійснюється за допомогою цієї вкладки.

Послідовність/Коментар

Архів може з'єднати різні версії одного і того самого документа, так само як і коментарі та відповіді на коментарі, дозволяючи читачу легко рухатися по тим версіям, коментарям та відповідям.

Якщо документ, який Ви вносите, є більш пізньою версією документа, що був вже внесений в архів, введіть його  код ID у поле "Більш пізня версія". Якщо Ви використали опцію "Використати як шаблон" на сторінці "Перегляд елемента", то це поле вже буде заповнене для Вас, але воно може бути переписане.

Щоб знайти ID документа, використайте функцію системи  Пошук. Ви можете відкрити друге вікно браузера, щоб виконати цей пошук, так, щоб можна було скопіювати й вставити код ID до цієї форми.

Текстові поля

Надрукуйте в нього релевантну інформацію, або безпосередньо скопіюйте і вставте з іншого Вашого документа.

Спливаючі меню

Тут слід вибрати найбільш підходяще значення з цього меню.

Чекбокси

Використовуються для занесення значень Так чи Ні.

Списки

Вибрати одне або декілька значень з цього списку.

Діапазон сторінок

Надрукуйте першу сторінку даіпазону в поле ліворуч, а останню в поле праворуч. Якщо діапазон складається з однієї сторінки, введіть номер сторінки в поле ліворуч і залиште праве поле порожнім.

Назви

Ви можете вносити назву, ім'я та прізвище та походження. Назва та походження за бажанням можуть бути проігноровані (???). Іноді Ви можете вносити список імен. В такому випадку Вви можете додати  більше полів для внесення, клацнувши на на кнопці "Більше рядків для введення". Зазначимо, що порожні поля ігноруються.

Щоб вилучити назви з списку тільки вилучіть ім'я з релевантних полів і залиште його порожнім. Не турбуйтеся про те, що залишилось порожнє поле в середині списку, система "зв'яже" список.

Як тільки Ви внесли релевантну інформацію клацніть на кнопку "Далі".  Якщо виникнуть які-небуть недоліки в даних, система пояснить, що не так і представить Вам форму таким чином, що Ви зможете встановити проблеми. 

Як і  у випадку з користувальницькими записами, більшість броузерів дозволяє використання клавіші Tab для переміщення між полями вводу, дозволяючи Вам швидко вводити інформацію.

Тематичні категорії

На етапі вибору тематичної категорії Ви повинні вибрати тему або теми зі списку, що краще відповідає змісту Вашого документу. Постарайтеся більш точно визначити тему документа. Не вибирайте багато тем, якщо це не виправдано змістом документа. Якщо тематичне дерево не надає Вам потрібної теми, звертайтеся до адміністратора DSpace. У нього є права по редагуванню ієрархічного тематичного списка (предметного класифікатора).

Після вибору тем натисніть кнопку "Далі".

(текст этого подраздела почти полностью повторяет подраздел "Тема")

Тут Ви вказуєте формат Вашого файлу. Якщо завантажений файл має відповідне розширення, то система автоматично вибере його формат. Якщо файл не має підходящого розширення й Ви не знаєте його формат, то виберіть варіант "Інший".

This page shows you an overview of the document files you have uploaded to the archive. The table shows the list of formats you can upload on the left, and the number of files you have uploaded in that format in the middle column.

If you want to upload some files for a format, or remove some files you've already uploaded for a format, click on the relevant ``Upload/Edit'' button. When you do this, you'll be presented with the ``Document file upload'' screen described in the next section.

To remove all of the files for a format completely, click on the relevant ``Remove'' button.

Note that you must upload files for at least one of the formats shown in bold type.

The ``Other'' format allows you to upload the document in any other format you think may be useful. For example, you may wish to upload a Microsoft Word document.

When you're happy that you've uploaded all of the document files, click on the ``Finished'' button. Later, you'll have a chance to make sure that the uploads have all worked, and to come back and fix anything that's amiss.

Once you've clicked the ``finished'' button on this page, you'll be taken to the ``Deposit Verification'' page described in a later section.

Document File Upload

If there are no files uploaded in a particular format, you will be presented with an upload menu from here you can select how you'd like to upload files to the archive.

Plain files.

Choose this option if you want to upload files you have on your computer as-is. For example, if you have a PDF file on your hard disk, you would choose this option. If you have to upload more than one file using this method (for instance, an HTML file and a corresponding .gif figure image file,) then type the number of files you wish to upload into the ``Number of files to upload'' box. From an existing Web site.

If your paper is up on the Web already, this option will let you specify the URL of that paper. The archive software will copy your paper from that Web site. You should be careful with this option, though; and read the ``uploading from an existing Web site'' section below. As a ZIP archive/Compressed TAR archive.

Your paper may be stored in several separate files. This is often the case if your paper is stored in HTML format and contains figures. These two options let you use the ZIP tool (available on all operating systems) or the ``tar'' and ``compress'' tools (commonly used on UNIX systems) to collect all of those files into one compacted file. Now click on the ``Upload'' button.

If you selected ``plain files'' or are uploading a compressed file, you will be presented with a screen where you can either type in the full filename and path of the document file or compressed file into the text field, or (recommended) click on the ``Browse...'' button, and select the relevant file using the file selector1. If you're uploading more than one file, there will be a corresponding number of these fields to fill out.

If you selected ``from an existing Web site,'' enter the full URL of the first page of the actual document; don't just enter the URL of the Web site the document appears in or the URL of an index or contents page. See the section ``uploading from an existing Web site'' below.

When you've entered the filenames or URLs, click on the ``Upload'' button. You'll then be taken back to the ``Document File Upload'' screen.

At least one file needs to be shown first. In many cases (e.g. PDF, Postscript) there will only be one file; if you've uploaded many files you will need to select the one to be shown first. This should be the first file in the document that a reader should be presented with; the .html file if your document is in HTML format, or the contents page if your document is spread over several uploaded several HTML documents. Use the ``Show First'' button to tell the system which file should be shown first.

The ``Delete'' buttons on the right of the table can be used to remove individual files that you've uploaded in error. ``Delete all files'' will wipe the slate clean (for this document storage format only) so you can start again.

You can continue to upload more files as before. If you've uploaded all necessary files, click on ``Finished''. This will take you back to the ``Document Storage Format'' page.

Uploading From an Existing Web Site

When you give the archive a URL to retrieve your document from, the archive stores a copy of the file stored at that URL. If the URL is an HTML file, the archive will also copy the images associated with that HTML file, and other HTML files linked to it.

You must supply the URL of the first page of document itself: NOT the URL of the whole Web site, or the URL of any contents page listing multiple documents, index page or abstract page.

http://www.myinstitution.edu/~myhomepage/paper.html And NOT www.myinstitution.edu/~myhomepage/

In order to prevent the archive from trying to copy the whole World Wide Web by following every single link, some rules are applied when the system collects your document:

Only files reached by ``relative'' links are retrieved. For example, if the HTML contains a link to node1.html then node1.html will be copied. If the link points to http://somewebsite.edu/bar.html, then that URL will not be copied.

Only files at the same depth or deeper in the Web site file hierachy are retrieved. For example, if a link points to /index.html or ../index.html, the file will not be copied.

This method of uploading papers cannot have a guaranteed 100% success rate. However we have been using it here at Southampton for a number of months and it usually works very well.

If something does go wrong, it's normally best to select ``delete all files'' from the ``Document File Upload'' screen, and try another uploading method.

Deposit Verification

This page will display the abstract page for your document as it will appear in the archive. You should carefully check that all information has been uploaded correctly. Note that your paper will not appear in the ``available versions'' or ``commentary/response'' lists at the bottom of the page; this is normal.

You should also check that the document files have been uploaded correctly, including any associated figures and links. If you spot a mistake, you can use forms' ``back'' buttons (not the browser's ``back'' button) to cycle back through the depositing process and fix any mistakes.

If you're satisfied that everything is correct and has been uploaded correctly, and have read, understood and complied with the agreement at the bottom of the page, click on the ``Deposit'' button to deposit your paper in the archive. It will then be put in the archive buffer.